應付帳款管理模組

前端的採購循環, 主要活動包含供應商選擇與評估、契約訂定以及各式採購:
1.短期目標: 適時地從最恰當的供應商所提供正確數量且符合要求的產品或服務給組織內的客戶
2.中期目標: 協助組織達成其營運目標, 包括有效管理採購部門並提高其營運績效, 與其他部門維持極佳且密切之聯繫, 以及選擇、發展並維持與供應商之關係
3.長期最終目標: 伋展企業整合性之採購策略, 以協助企業整體營運策略及終極目標之實現

後者的付款循環是公司的一項流動負債, 公司的應付帳款管理績效影響公司財務流通能力甚鉅.

公司與供應商之互動步驟:
1.產生請購需求
2.採購請求(purchase request)
3.進貨(goods receipt)
4.發票驗證(invoice verification)
5.付款(payment)

採購循環之ERP系統作業流程:
1.請購
2.採購
3.驗收
4.退貨: 品項短缺、退出, 恃應開具進貨退出單據, 若為折讓則開立進貨折讓單
5.查詢列表及分析
6.進貨
7.供應商主檔資料管理與維護
8.交易產生的應付帳款: 貸項通知單是減少客戶應收金額, 借項通知單是減少對供應商應付金額
9.使用自動付款功能
10.憑單應用系統: 記錄應支付給供應商的負債
11.現金支付系統: 確保付給供應商的款項金額適當且適時
12.付款循環報告: 控制報告(control reports)、登記簿(register)、特殊目的報告(special purpose reports)

付款循環中三種類型的交易:
1.賒購(credit purchases)
    資產(或費用帳戶)
        應付帳款
2.現金支付
    應付帳款
        購貨折扣
        現金
3.採購退回
    應付帳款
       資產(或費用帳戶)

付款循環之人工作業流程:
1.編列付款建議單
2.執行付款交易及會計分錄、過帳
3.列印相關文件及表單

採購及付款循環之控制重點:
1.進貨: 獨立採購部門、避免重複請款
2.退貨: 退貨單內容應與退貨品之項目內容、數量相符
3.應付帳款: 付款前須經採購部門、倉管部門及財務會計部門等核准